Was ist zu beachten, wenn man einen Veranstaltungs-Fotografen bucht?

Vom Roundtable-Gespräch mit hochkarätigen Teilnehmern bis zur großen Gala im festlichen Rahmen, vom Firmen-Sommerfest bis zur mehrtägigen, internationalen Konferenz mit Prominenz aus Politik und Wirtschaft – ich fotografiere viele Arten von Veranstaltungen. Zahlreiche Fragen, die von Kundenseite aufkommen, sind aber doch immer wieder identisch. Daher heute im Blog: Häufig gestellte Fragen und Antworten zu meiner Event-Fotografie.

• Welche Informationen brauchen Sie vorab?

Neben dem Offensichtlichen, wie Eventbeginn und Location-Adresse ist es hilfreich, ein Programm oder Ablaufplan des Events zu haben. So weiss ich im Vorfeld, wann ich wo sein muss und worauf ich mich einzustellen habe. Auch wenn besonders wichtige Gäste kommen, von denen Sie etwas mehr Bildmaterial benötigen, ist es gut, dies vorab zu wissen. Falls es mehrere Breakout-Sessions gibt, bei denen sich die Teilnehmer auf verschiedene Räume verteilen, ist es hilfreich, vor Beginn der Veranstaltung eine kurze Ortsbegehung zu machen. Ich komme daher normalerweise ca. 30 Minuten vor Eventbeginn, um in Ruhe die Location kennenzulernen und mein Equipment einzurichten. Auch über Infos zu Anfahrt- und Parksituation freue ich mich.

• Arbeiten Sie alleine oder im Team?

Das hängt von der Größe des Events ab. Die allermeisten Veranstaltungen lassen sich gut alleine fotografieren. Bei besonders großen oder exklusiven Events kann es jedoch sinnvoll sein, mit mehreren Personen zu arbeiten. Hierfür arbeite ich mit einem Netzwerk von erfahrenen Event-Fotografen zusammen, so dass Sie nur einen Ansprechpartner zu koordinieren haben.

• Wo sind Sie einsetzbar? Nur im Rhein-Main-Gebiet? In ganz Deutschland? Oder sogar europaweit?

Prinzipiell arbeite ich europaweit. Allerdings macht ein Einsatz weit entfernt meiner Heimatregion Rhein-Main erst Sinn, wenn es um eine mehrtägige Veranstaltung geht, da hier sonst die Reisekosten in keinem Verhältnis zum reinen Fotografen-Honorar stehen. Es gibt auch Situationen, bei denen es sinnvoll ist, für eine Veranstaltungsreihe (z.B. Roadshow) immer denselben Fotografen zu buchen, damit die Fotos wie aus einem Guss wirken und die Bildsprache über verschiedene Events hinweg gleich bleibt. In jedem Fall stehe ich gerne für ein unkompliziertes und preisbewusstes Reise-Handling zur Verfügung.

• Wann bekommen wir unsere Fotos vom Event?

Üblicherweise benötige ich 3-5 Werktage nach Ende der Veranstaltung für die Überspielung, Sichtung, Nachbearbeitung und Auslieferung. Das hängt zum einen vom Umfang der Veranstaltung und der daraus resultierenden Bildanzahl ab, zum anderen aber auch von anderen Terminen im Kalender. Manches mal jagt ein Event das nächste, so dass eine schnellere Lieferung nicht immer möglich ist. Lassen Sie uns aber gerne über Ihre individuellen Bedürfnisse sprechen – bislang hat sich immer noch eine Lösung gefunden.

• Kann man schon während des Events oder am Folgetag einige Fotos bekommen?

Immer wieder wird gefragt, ob ich ein paar Bilder vom Event vorab zur Verfügung stellen kann, z.B. für eine Presse-Meldung, für das Posting auf Social-Media-Kanälen, für eine Diashow am zweiten Veranstaltungstag oder eine Webgalerie, die in einer Follow-Up-Mail verlinkt werden soll. Alle diese Optionen biete ich natürlich gerne an, so dass Ihre Kommunikation optimal laufen kann. Allerdings berechne ich für diese Services aufwandsabhängige Zusatzkosten. Wenn Sie diese Leistungen schon mit dem Angebot anfragen, kann ich diese bereits im Vorfeld mit einpreisen. Sollte der Bedarf erst beim Event aufkommen, benötige ich vor Ort einen Ansprechpartner, der befugt ist, Zusatzkosten freizugeben.

• Wie viele Fotos erhalten wir von unserer Veranstaltung?

Das lässt sich pauschal nur schlecht beantworten, da jedes Event unterschiedlich ist. Es kommt nicht nur auf die Dauer einer Veranstaltung an, sondern auch auf die Menge der Programmpunkte und die Größe des Events. Gibt es auf einer Ganztagesveranstaltung mit einer Bühne nur 4-5 längere Vorträge, so entstehen weniger Bilder als z.B. auf einem Halbtagsevent mit 3 parallelen Podiumsdiskussionen.

Prinzipiell führe ich nach dem Event eine entsprechende Selektion durch, so dass der Kunde am Ende vor allem aussagekräftige und gewinnbringende Fotos erhält. Insgesamt entstehen natürlich viel mehr Bilder, als nachher ausgeliefert werden – aber das liegt vor allem an den „Safety Shots“ (also dass z.B. Personen immer mehrfach fotografiert werden, um im Nachhinein die Bilder mit offenen Augen und dem besten Ausdruck herauszusuchen).

Als grobe Orientierung lässt sich jedoch sagen, das kleinere, kürzere Events bei etwa 100-150 Bildern herauskommen, größere, auch mehrtägige Konferenzen oder Messen selten über 700-750 Bilder. Wenn Sie eine strengere oder lockerere Selektion wünsche, sagen Sie mir gerne Bescheid.

• Wie sieht es mit dem „Recht am eigenen Bild“ der Teilnehmer aus? Wer holt die Erlaubnis ein?

In der Tat ein wichtiges Thema, das mit der immer stärkeren Sensibilisierung durch die Socialmedia-Flut und der DSGVO häufiger aufkommt. – Insgesamt hat es sich bewährt, z.B. bei der Anmeldung oder Einladung zum Event darauf hinzuweisen, dass fotografiert wird und die Bilder veröffentlicht werden sollen. In vielen Fällen lassen sich Veranstalter die Erlaubnis der Teilnehmer gleich bei der Anmeldung oder Registrierung bestätigen. Bei kleineren Events ist es auch möglich, dass Personen, die keine Fotos von sich veröffentlicht haben möchten, eine Kennzeichnung erhalten (z.B. roter Punkt auf dem Namensschild), so dass ich als Fotograf dies berücksichtigen kann. Dies ist aber nur bei kleineren Veranstaltungen bis etwa 100 Teilnehmern praktikabel, da diese Personen auf Großaufnahmen im Hintergrund erscheinen können oder auch die Kennzeichnung leicht versehentlich verdeckt wird.

In jeden Fall bin ich als Fotograf lediglich im Namen des Veranstalters für die Anfertigung der Bilder zuständig – die Einholung der Erlaubnis zur Veröffentlichung, sowie die Haftung im Falle eines Rechtsstreits ist Sache des Auftraggebers bzw. Veranstalters. Bitte beachten Sie daher die Regelungen der DSGVO.

• Können Sie auch während eines Events Portrait-Fotos machen?

Im Prinzip ja, aber … Hochwertige Portraits, wie Sie auf meiner Webseite zu finden sind benötigen zum einen entsprechend hochwertiges Licht (in sehr gut belichteten Locations reicht manchmal Tageslicht, ansonsten ist eine mobile Blitzanlage mit Softboxen oder Schirmen nötig). Zum anderen brauchen diese Bilder etwas Zeit – ich rechne mit 15-20 Minuten Zeit pro Person, um diese in die richtige Haltung zu coachen und gleichzeitig einen gewinnenden Gesichtsausdruck zu haben. Mit „mal-eben-nach-nebenan-gehen-und-2-3-mal-auf-den-Auslöser-drücken“ ist es nicht getan. Sicher – ein schneller Schnappschuss mit freundlichem Lächeln am Fenster ist zwischendurch für ein oder zwei Personen immer drin, aber das ist eben etwas anderes, als ein professionelles Portrait.

Entschließt man sich dazu, trotzdem einige Personen portraitieren lassen zu wollen (etwa, weil diese sonst nicht zu bekommen sind), so muss auf jeden Fall geklärt sein, ob das Event in der Zeit nicht fotografiert werden muss, oder ob ein zweiter Fotograf für die Zwischenzeit benötigt wird. Außerdem fallen für hochwertige Portraitfotos weitere Kosten für Bildauswahl, Bearbeitung und Nutzungsrechte an. Dies sollte daher bereits im Angebot mit berücksichtigt sein.

• Wie sieht es mit Ihren Stornierungsbedingungen aus? Was ist, wenn wir ein Event absagen müssen?

Natürlich kann es immer Gründe geben, warum ein Event oder nur die Fotografie abgesagt werden müssen. Entweder kommt die geplante Teilnehmerzahl nicht zusammen, ein wichtiger Gastredner kann nicht kommen oder oder oder …

Bis 4 Wochen (28 Kalendertage) vor Veranstaltungsbeginn können Sie Ihre Buchung einfach stornieren, es entstehen Ihnen keine Kosten. Bis 2 Wochen (14 Tage) vor Veranstaltungsbeginn berechne ich 25% des Angebotspreises als Stornierungsgebühr, ab 7 Tage vor Eventbeginn 40%. Sollten Sie mich innerhalb von 6 Wochen für einen Ersatztermin oder eine andere, gleichwertige Veranstaltung buchen, so rechne ich die Stornierungskosten ganz oder teilweise an.

In einzelnen Fällen kann es sein, dass ich für eine verbindliche Buchung eine Buchungsgebühr berechnen muss (etwa, wenn mich ein Kunde für eine komplette Messedauer buchen möchte, so dass ich andere Anfragen in dieser Zeit nicht annehmen kann). In diesem Fall ist die Buchungsgebühr nicht erstattungsfähig.